¿En tu compañía son frecuentes o necesitas hacer viajes de trabajo? Conoce lo más importante a continuación.
Los viajes corporativos pueden ser un infierno de manejar. Con empleados que vuelan por todo el mundo, hay vuelos que reservar, alojamiento que organizar y una lista interminable de costos diversos y tareas que mantener actualizadas. Aunque en la mayoría de los casos, esto es pura monotonía.
Pero esto puede ser una oportunidad perdida, porque los viajes de trabajo pueden ser muy productivos y un placer para los empleados. Deben ser una forma de expandir su red, aumentar la exposición de tu empresa y crear experiencias memorables.
Entonces, ¿por qué gestionar los viajes es una tarea tan ardua? ¿Y qué puedes hacer para solucionarlo?
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¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
En pocas palabras, la gestión de viajes es la estructura que tiene una empresa para supervisar y facilitar los viajes de negocios. Esto incluye los procesos de planificación para reservar y pagar todo lo necesario más las aprobaciones y documentos necesarios para garantizar el cumplimiento. Algunas empresas subcontratan agencias de viajes especializadas. Otros traen administradores de viajes dedicados.
Pero, ¿Cuáles son los mayores desafíos para los viajes corporativos? Los viajes siguen siendo un área en la que la mayoría de las empresas luchan. Incluso si creen que lo tienen bajo control, es posible que les cueste mucho tiempo y esfuerzo manejar lo que deberían ser tareas simples. Eso es normal, pero no es lo ideal.
Los mayores desafíos para los viajes corporativos
- Gestionar un gran número de solicitudes. La mayoría de las empresas tienen a alguien que eventualmente es responsable de monitorear los viajes. En las grandes empresas habrá un administrador de viajes dedicado. Pero en empresas más pequeñas y en crecimiento, este rol suele recaer en alguien de los equipos de administración o finanzas. Y es solo uno de sus trabajos.
- Seguimiento de aprobaciones. Así como el administrador o la persona de finanzas necesitan realizar un seguimiento de las solicitudes, también deben asegurarse de que las personas adecuadas hayan autorizado el viaje. Esto generalmente significa un líder o gerente de equipo, pero en algunas empresas también requiere la aprobación del director ejecutivo. Estos son más puntos de contacto, más pasos, en un proceso ya prolongado. Pero debido a que son obligatorios, no hay forma de evitarlos.
- Mantener el gasto bajo control. Viajar es parte del funcionamiento de un negocio y se considera esencial para el crecimiento. Pero la factura que lo acompaña puede ser difícil de digerir. Hay un enfoque renovado en los viajes de trabajo. Los empleados quieren la oportunidad y las empresas a menudo están dispuestas a complacerlas. Pero esto puede resultar rápidamente en un presupuesto de viaje inflado. Y los gerentes luego tienen que comenzar a rechazar solicitudes razonables.
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- Dejar que el personal se gestione a sí mismo. Esto comienza como un desafío. Para muchas empresas, la forma más fácil de cumplir con las normas y administrar los costos es reservar viajes para los miembros del equipo. Pero, de hecho, cuanto más puedas permitir que los empleados organicen sus propios viajes, más ligera será la carga para tu personal administrativo y financiero. Y los empleados realmente quieren administrar sus propios itinerarios. Para algunos, los viajes de negocios son una experiencia divertida y una oportunidad de visitar un lugar nuevo. Si se sienten obligados a tomar ciertas opciones, esto les quita algo de encanto.
- Ser flexible. Al igual que con la mayoría de las políticas de la empresa, debes mantener el control sin sentirte como un padre que regaña. Las reglas y restricciones son necesarias, pero los empleados son más felices cuando tienen un poco de libertad. Para ahorrar dinero y mantener contentos a los miembros del equipo, debes mantener un amplio inventario de viajes.
- Reduciendo errores. Los errores pueden ser costosos. Cada vez que tu equipo de finanzas tiene que coordinar el trabajo de algún empleado, es tiempo perdido. Y eso supone que los errores pueden corregirse. ¿No puedes averiguar quién aprobó un gasto en particular? Esto sucede todo el tiempo y es un problema. También lo son los recibos perdidos, las declaraciones de gastos incompletas y los tipos de gastos incorrectos.
En KOM contamos con una agencia de viajes corporativos especializada en la planificación para que nuestros clientes no tengan que preocuparse por ningún viaje de negocios que deban llevar a cabo.
