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Digitalizar los procesos de la empresa es más que una moda. Mira estas 5 claves para comenzar a hacerlo de la mejor manera.
Una de las características principales del mundo empresarial es que está en constante evolución; los procesos ordinarios se vuelven obsoletos rápidamente. La tecnología en distintos sectores de las empresas ha cambiado la forma de trabajar a lo largo de la historia. Desde las primeras automatizaciones de procesos industriales hasta las actuales tecnologías de la información (TI). Digitalizar las empresas se ha convertido en una necesidad más que en una moda debido a los avances tecnológicos.
En la actualidad, la modernización de las empresas se traduce en la digitalización de los procesos. Desde programas antivirus hasta los elementos de almacenaje de millones de terabytes conforman la nueva era digital para empresas. Estas herramientas permiten hacer digital toda la información de una compañía haciendo posible el surgimiento de empresas libres de papel.
Al hablar de digitalización de información no solamente hablamos de tecnología, sino de sustentabilidad y modernización. Más que una tendencia o una moda, los Green insights se han convertido en prioridad estratégica para muchas marcas. Estas propuestas brindan nuevas oportunidades de posicionar un producto o servicio mientras se vela por la ecología.
Digitalizar una empresa no significa únicamente comenzar a utilizar la tecnología en exceso esperando que funcione. Hacerlo requiere de un proceso y ciertos cuestionamientos que deben ser respondidos antes de dar el salto. Es por esto que hoy traemos para ti 5 claves para digitalizar tu empresa correctamente.
1. PLANTEA OBJETIVOS
Debes entender el tipo de documentos que quieres hacer digitales y establecer un objetivo por el cual lo harás. Cada empresa tendrás sus propias razones y objetivos por los que creerán necesario el cambio a lo digital.
Hacer digitales los documentos y procesos de la compañía no obedece tendencias y debe tomarse con toda seriedad. Es fundamental que los responsables del cambio conozcan claramente los objetivos de su decisión, pues no es una simple moda. El cambio puede elegirse por seguridad y protección de datos delicados, por eficiencia en los procesos o hasta por ahorro. Si los objetivos no están claros, será muy complicado para la compañía adaptarse y adoptar las nuevas tecnologías.
2. ESTRUCTURA LA INFORMACIÓN
Es posible que, si la empresa trabajaba anteriormente con documentos impresos, exista mucha información por clasificar y estructurar. También pueden existir viejos archivos digitales en carpetas olvidadas que requieran de reestructuración. Es importante que antes de migrar al mundo digital se divida la información realmente relevante para la empresa.
3. CLASIFICA LA INFORMACIÓN
Si existen archivos físicos o digitales que han perdido importancia, no tiene sentido que formen parte de la mudanza. Esta depuración, además de hacer espacio para nueva información, traerá orden y organización a la empresa.
Una vez que sepas cuál es la información necesaria para tu empresa, sólo tendrás que elegir la tecnología ideal para tu empresa.
4. CUIDA LA PERIODICIDAD DE TUS DATOS
Es necesario que se tenga cuidado en clasificar la periodicidad de la información y las búsquedas de ella. La mudanza al mundo digital es distinta según la frecuencia con la que se usa la información que se hará digital.
Pueden existir datos y documentos con años de antigüedad que tengan un alto impacto en la era actual de la empresa. Es importante identificar esta información esencial antes de hacer la migración a cualquier medio digital.
5. VIDA ÚTIL DE LA INFOMACIÓN
Así como puede haber información antigua que sea vital para la empresa, también existen datos que pierden relevancia rápidamente. Deberás identificar cuál información será útil sólo por un periodo de tiempo, para evitar la acumulación de archivos muertos. Al igual que los archivos impresos, los documentos muertos solamente ocuparán espacio que es necesario para nueva información.
La tecnología puede ser una gran aliada como herramienta en el crecimiento de las empresas actuales como la tuya. Ahora que ya lo sabes, no temas migrar al mundo digital con tu empresa, pues podrías experimentar un gran crecimiento.
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