Cómo Preparar a tu Empresa para una Auditoría Laboral del IMSS o la STPS

¿Qué es una Auditoría Laboral y por qué es importante?

Una auditoría laboral del IMSS o la STPS es un proceso mediante el cual estas autoridades revisan que las empresas cumplan con la normatividad en materia laboral, seguridad social y condiciones de trabajo. Estas inspecciones pueden ser programadas o derivadas de denuncias, y su objetivo es garantizar el respeto a los derechos laborales y el cumplimiento fiscal de las organizaciones.

En México, las empresas están obligadas a cumplir con diversas disposiciones establecidas por la Ley Federal del Trabajo, el Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como los lineamientos del IMSS, INFONAVIT, FONACOT y otras autoridades competentes.

Prepararse para una auditoría no solo previene sanciones, también fortalece los procesos internos, mejora la relación con los colaboradores y brinda seguridad jurídica a la operación empresarial.

¿Cuándo puede presentarse una Auditoría del IMSS o STPS?

• Visitas de inspección programadas como parte del calendario anual de la STPS.
• Auditorías extraordinarias por denuncias laborales, quejas de trabajadores o irregularidades detectadas por otras autoridades fiscales.
• Inspecciones conjuntas realizadas entre la STPS, IMSS, INFONAVIT y SAT como parte del combate a la subcontratación ilegal.
• Revisión documental cuando una empresa está en proceso de registro en REPSE o desea acceder a licitaciones públicas.

Documentación básica que se debe tener al día

Para enfrentar con éxito una auditoría laboral del IMSS o la STPS, es indispensable contar con la siguiente documentación organizada y actualizada:

Contratos laborales

• Contratos individuales por cada trabajador, firmados y vigentes.
• Clausulado conforme a la LFT, incluyendo funciones, jornada, salario y prestaciones.

Comprobantes de nómina

• CFDI de nómina debidamente timbrados.
• Registro de percepciones y deducciones.

Alta y movimientos ante el IMSS

• Constancias de alta de trabajadores en el IMSS.
• Modificaciones salariales, bajas, incapacidades y demás movimientos.

Expediente de cada trabajador

• Copia de identificación oficial, comprobante de domicilio, número de seguridad social.
• Firma de reglamento interno, políticas de la empresa y aviso de privacidad.

Evidencia de cumplimiento en seguridad e higiene

• Programas de capacitación.
• Evaluaciones de riesgos.
• Constancias de cumplimiento en materia de salud laboral.

Cumplimiento con obligaciones fiscales y patronales

• Pagos del SUA (Sistema Único de Autodeterminación).
• Cuotas obrero-patronales, INFONAVIT y retenciones fiscales.
• Comprobantes de pago al FONACOT.

Acciones para Prepararte Ante una Auditoría Laboral

1. Realiza una auditoría interna preventiva
   Antes de recibir cualquier visita oficial, es recomendable realizar una revisión interna exhaustiva, tal como lo ofrece KOM, a través de sus servicios de evaluación laboral y cumplimiento normativo.
2. Capacita a tus responsables de Recursos Humanos
   Asegúrate de que el equipo de RH esté capacitado para responder correctamente durante la auditoría y tenga acceso a toda la documentación laboral.
3. Mantén orden digital y físico de expedientes
   Utiliza herramientas de gestión documental y software de nómina certificado que te permita encontrar cualquier archivo en segundos.
4. Consulta si tus servicios tercerizados están dentro de la ley
   Si cuentas con proveedores externos, revisa que estén registrados en el REPSE y que no realicen actividades propias del objeto social de tu empresa.
5. Corrige de inmediato cualquier inconsistencia
   Si detectas errores en timbrado de nómina, contratos incompletos o falta de altas ante el IMSS, regularízalo antes de la visita.

¿Qué revisan comúnmente el IMSS o la STPS?

• Registro de trabajadores y correcto pago de cuotas de seguridad social.
• Cumplimiento de salario mínimo, jornadas, descansos y aguinaldo.
• Condiciones generales de trabajo y normas de seguridad e higiene.
• Contratos de outsourcing o subcontratación.
• Expedientes individuales de cada trabajador.

En el caso del IMSS, también puede incluir la revisión del salario base de cotización, que debe incluir todas las prestaciones que influyen en el ingreso real del trabajador.

Posibles sanciones por incumplimiento

• Las multas por irregularidades detectadas durante una auditoría pueden ascender a cientos de miles de pesos, dependiendo de la gravedad:
• Clausura temporal del centro de trabajo por incumplimiento en seguridad e higiene.
• Hasta $481,100 MXN por omitir el registro patronal o el alta de trabajadores (Art. 304-A, LSS).
• Multas por no emitir CFDI de nómina o timbrarlo incorrectamente.